logotop new

OPLYSNING OM PERSONDATA TIL KUNDER OG LEVERANDØRER

 

 

Generelt

For at kunne opfylde samhandelen mellem dig som kunde/leverandør og HM Systems A/S

(CVR.nr. 13261296), indsamler vi personoplysninger om dig.

 

I dette dokument beskriver vi vores retningslinjer for behandling af personoplysninger i forbindelse med opfyldelse af vores aftale og samhandel.

 

Retningslinjerne har vi udarbejdet ud fra EU's Persondataforordning, som har virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i Persondataforordningen og den nuværende persondatalov (samlet "gældende lovgivning").

 

I det efterfølgende har vi beskrevet, hvilke informationer der indsamles, herunder hvordan

oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.

 

Hvilke personoplysninger indsamles

Vi beder om dine almindelige kontaktoplysninger, når du indgår en aftale med os. Det er primært oplysninger som firmanavn, kontaktperson, firmaadresse, postnummer, firmatelefon- og

mobiltelefonnummer, firma e-mail mv. Oplysninger vedrørende aktie- og eller anpartsselskabers navn, adresse mv. vedrører ikke en fysisk person, og er derfor ikke omfattet af persondataforord-ningen.

 

De personoplysninger vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde/leverandør for at HM Systems A/S kan henholdsvis levere varer til dig eller bestille varer/services fra dig.

 

De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, vil blive

opbevaret i vores IT-system.

 

Hvor længe opbevare vi personoplysninger

Opbevaringen af personoplysninger afhænger af, hvor længe vores samhandel løber.

 

I vores samhandel har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, indtil den leverede vare eller ydelse er leveret og betalt og en eventuel garanti- og reklamationsfrist er udløbet.

 

Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, vi har indsamlet vedrørende dig og din virksomhed i vores IT-system.

 

Dine personoplysninger vil som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret af os i en

periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger, dog undtaget kunde-/leverandørnummer og firmanavn blive slettet.

 

Hvad bruger vi personoplysninger til

De personoplysninger, vi indsamler om dig og din virksomhed i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges kun til almindelig administration i forbindelse med opfyldelse af vores aftale om

samhandel.

 

Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan dine

almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelsen af aftalen.

 

Retten til indsigt i dine personoplysninger

Du har som kunde/leverandør ret til at få vores bekræftelse på, om vi behandler personoplysninger om dig selv og i givet fald få adgang til de registrerede personoplysninger.

 

Du er tillige berettiget til at anmode og modtage personoplysninger om dig selv, som du har afgivet til os (dataportabilitet). Du er endvidere berettiget til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

 

Retten til berigtigelse af dine personoplysninger

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os uden unødig forsinkelse.

 

Retten til sletning af dine personoplysninger

Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af os uden unødig forsinkelse, hvis vi ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare dine personoplysninger.

 

Vi vil dog gerne gøre opmærksom på, at såfremt vi i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.

 

Beskyttelse af personoplysninger

Ifølge gældende lovgivning skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi

gemmer de personlige oplysninger i vores IT-system.

 

Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for af afgøre, om vores behandling af

personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder som

kunde/leverandør.

 

Ændringer i behandlingen af personoplysninger

Vi forbeholder os ret til at opbevare og ændre disse retningslinjer for behandling af

personoplysninger. Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt rettet en gang årligt.

I tilfælde af væsentlige ændringer i forbindelse med opfyldelsen af vores aftale vil vi give dig

besked.

 

Kontakt

Såfremt du ønsker adgang til de oplysninger, vi har registreret om dig, skal du rette henvendelse til Helle Petersen via mail hp@hm-systems.dk

 

Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du ligeledes rette henvendelse til ovenstående.

 

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger kan dette ske til:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5

1300 København K

Telefon: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

 

Opdateret 05-2018